Skizziert zunächst, welche Bedürfnisse mit einem Besprechungstool erfüllt werden müssen und welche Funktionalitäten dafür nötig sind. Wählt auf dieser Basis ein Tool aus, das diesen Anforderungen entspricht. Bedenkt auch, dass Konferenzräume und Arbeitsplätze entsprechend ausgestattet werden müssen, um Meetings und Konferenzen professionell durchführen. Bedarf es bspw. für einzelne Arbeitsplätze eines besseren Schallschutzes oder müssen hochwertige Headsets angeschafft werden? Zuletzt muss das Tool zur bestehenden IT-Infrastruktur passen und bspw. Datenschutzanforderungen entsprechen.